OTP Service: firma semplice e FEA

Credenziali API

In Impostazioni → OTP Service abilitare il modulo e inserire URL API, e-mail API, password API e User ID ricevuti dall’organizzazione OTP Service. Lasciare l’URL ufficiale salvo indicazioni differenti del provider; la password API può essere distinta da quella del pannello web.

Salvare e usare Test connessione. Un test riuscito verifica autenticazione e raggiungibilità, non credito disponibile, validità dei dati cliente o consegna di una futura pratica.

Firma semplice e firma avanzata

La firma elettronica semplice usa il percorso rapido di accettazione e OTP. La firma elettronica avanzata (FEA) richiede dati anagrafici più completi e riconoscimento con foto o documento.

Abilitare soltanto i tipi previsti dal proprio contratto e scegliere il tipo predefinito fra quelli attivi. La scelta predefinita velocizza il flusso, ma l’operatore deve controllare il requisito giuridico e documentale del caso concreto.

Mappatura completa dei dati FEA

La firma avanzata non legge campi casuali dall’anagrafica: ogni dato OTP Service deve essere associato a un campo standard del cliente oppure a un campo personalizzato. Sono obbligatori codice fiscale, sesso, nascita, cittadinanza, residenza, tipo e numero del documento, luogo e date di rilascio e scadenza. La data del riconoscimento di persona è disponibile come dato aggiuntivo.

Creare prima nel CRM gli eventuali campi personalizzati, stabilire chi li aggiorna e con quale fonte, quindi completare ogni selettore contrassegnato come obbligatorio. Indicare Comune e provincia corretti e coerenti tra loro. Conservare gli apostrofi nel nome del Comune, ad esempio Pomigliano D'Arco: non occorre rimuoverli per preparare l’anteprima FEA. Usare l’anteprima FEA nel contratto per vedere valori risolti e dati mancanti prima di predisporre la pratica.

Preparare una pratica dal contratto

Aprire il contratto definitivo, controllare cliente, contenuto, servizi, allegati e tipo di firma, quindi usare il comando OTP Service. La preparazione genera o rigenera il PDF, calcola l’hash del documento, raccoglie firmatario e recapiti e crea una pratica locale nello stato Da inviare. Se esiste già una pratica collegata, il sistema la aggiorna invece di creare copie incontrollate.

Impostare i punti firma

Nel modello del contratto, nel contenuto del contratto o nel testo contrattuale dei servizi inserire il segnaposto Punto firma OTP Service nel punto in cui deve comparire la firma. È possibile usarne più di uno; l’ordine dei marcatori diventa l’ordine dei punti assegnati al firmatario.

Durante la preparazione il sistema renderizza il PDF finale e calibra pagina e coordinate in formato A4. Per i documenti HTML usa i marcatori del layout; per il PDF finale può utilizzare pdftotext/Poppler per trovare le coordinate reali. Se il numero dei punti attesi e rilevati non coincide, l’invio viene fermato per evitare firme fuori posizione. Dopo modifiche a modello, servizi o impaginazione rigenerare la pratica e controllare tutte le pagine del PDF.

Dati necessari per la FEA

Prima dell’invio verificare firmatario, data e luogo di nascita, codice fiscale, tipo e numero del documento, data di rilascio e scadenza, Paese, provincia e Comune di rilascio. L’anteprima FEA evidenzia i valori vuoti o non inviati.

Non compilare dati mancanti per supposizione. Correggere l’anagrafica o la fonte prevista, rigenerare l’anteprima e solo dopo creare la pratica.

Opzioni di invio

Nel flusso contratti attuale, l’opzione e-mail decide se OTP Service invia direttamente il documento da firmare. Per il documento concluso si possono configurare la consegna via e-mail e il collegamento via SMS. Se la richiesta iniziale non viene inviata dal provider, l’ISP deve predisporre un proprio canale autorizzato per consegnare il link.

Controllare recapiti, consenso, costo SMS e contenuto prima dell’invio. Una pratica non notificabile va corretta, non duplicata senza averne compreso la causa.

Dashboard e credito

La dashboard riepiloga stato provider, credito residuo, pratiche del periodo, totali, lavorazioni, completate, FEA da verificare, anomalie e origine. Il credito è un prerequisito operativo separato dalla validità delle credenziali.

Le scorciatoie aprono pratiche, impostazioni, pannello remoto e coda FEA. Le statistiche remote compaiono soltanto quando il provider le rende disponibili; l’assenza di un indicatore non va interpretata come zero.

Stati della pratica

Il percorso può attraversare bozza, creata, da inviare, invio, inviata, notificata, visualizzata, accettata, in firma, firmata, generazione PDF, PDF caricato, PDF inviato e completata. Esistono stati di errore per invio, notifica o consegna del documento.

Sincronizza stato interroga il provider per una pratica già remota. Usarlo dopo aver verificato l’identificativo; non ripetere l’invio di una pratica già accettata o in firma.

Documento firmato e checksum

Quando disponibile, il PDF firmato viene salvato nei file del cliente, reso visibile nell’Area Clienti e collegato al contratto e alla pratica. Il nuovo file sostituisce il precedente PDF contrattuale; il contratto passa a Firmato e riceve la data di firma. Il checksum finale permette di riconoscere il file esatto ricevuto.

Prima di considerare concluso il processo, aprire il PDF e controllare firmatario, pagine, punti firma, completezza e contratto origine. Il collegamento remoto non sostituisce la conservazione prevista dall’ISP; accessi e allegati devono rispettare tenant, ruolo e cliente.

Firma OTP incorporata per contratti e preventivi

Nel flusso storico il cliente apre il collegamento pubblico protetto del contratto o preventivo e richiede il codice. ISP Billing usa il cellulare dell’anagrafica, genera un OTP di sei cifre valido per un’ora e impedisce un nuovo invio prima che sia trascorso un minuto. Un documento già firmato non può essere firmato di nuovo.

Nel contratto il cliente deve anche valorizzare tutti i campi di presa visione previsti dal modello; quelli obbligatori non possono essere rifiutati. La conferma registra nome, descrizione e valore delle informative, porta il contratto a Firmato, imposta la data e genera il PDF archiviato nei file cliente. Nel preventivo la conferma porta la proposta ad Accettata. In entrambi i casi viene creata l’attività successiva prevista dal processo.

Checklist

• Attivare il modulo e il contratto provider
• Inserire credenziali API dedicate
• Abilitare i soli tipi di firma necessari
• Scegliere il tipo predefinito coerente
• Completare i dati FEA senza supposizioni
• Configurare canali e recapiti
• Controllare credito e stato provider
• Seguire gli stati senza duplicare invii
• Verificare PDF, checksum e documento origine